Comment organiser une rencontre de mentorat ?

En moyenne, un mentor et son mentoré se rencontrent mensuellement, ce qui signifie que chaque minute de ces rencontres est un temps précieux qu’il est important d’optimiser. Ainsi, pour maximiser les effets positifs de cette relation, il est important d’avoir une bonne méthode d’organisation des rencontres ainsi qu’une bonne gestion du temps.

Suggestion de répartition du temps lors d’une rencontre de mentorat d’une heure :

5-8 premières minutes: Prise de contact personnelle. Qu’est-ce qui se passe? Suivi et buts de la rencontre.

Il est important de commencer chaque rencontre en prenant des nouvelles de son interlocuteur : « Comment ça va ? », « Comment se sont passées les dernières semaines depuis le dernier échange? », etc. Ces simples questions vous permettent de comprendre (en tant que mentor ou mentoré) les préoccupations actuelles de votre interlocuteur et l’état dans lequel il se trouve. De plus, c’est à cette étape qu’il vous faut clairement définir les attentes de l’un et de l’autre et le but de la rencontre. Bref, le but ici est de jeter les bases de la rencontre et d’assurer des échanges conviviaux et fructueux.
15-20 minutes suivantes: Se concentrer sur les sujets “chauds”, une tâche à accomplir, une relation difficile, une révision de projet, un problème particulier, etc.

Après avoir pris le pouls de chacun, il s’agit de vous concentrez sur le cœur de la séance de mentorat. Si vous êtes mentoré, abordez les sujets prioritaires. Pour vous aider à savoir si vous devez aborder tel sujet ou discuter de tel point avec votre mentor, posez-vous ces questions : « Si j’avais juste une rencontre de 20 minutes, est-ce que je devrais parler de… ? », « Si la séance se termine et que je n’aborde pas le point Y, est-ce que cela aura un impact sur mes défis actuels?». Si vous êtes mentor, assurez-vous de ne pas oublier de poser les questions les plus importantes.
10-25 minutes suivantes: Discuter des buts et priorités à moyen et plus long terme.

Après avoir discuter des défis actuels ensemble. C’est le moment idéal pour faire un point sur les objectifs et les priorités fixés. Questionnez vous ensemble si vous souhaitez les maintenir, s’il faut les adapter ou s’il est préférable de les changer. Pour cela, basez-vous sur les besoins actuels du mentoré et acceptez de mettre de côté un objectif s’il n’est plus utile pour le moment.
5-6 dernières minutes: Faire le point sur la rencontre. Nos objectifs ont-ils été atteints? Est-ce satisfaisant pour le mentor et le mentoré? Déterminez les suivis à faire par l’un et par l’autre. Pour cette dernière étape, vous pouvez vous référer à notre outil de Suivi d’une relation mentorale qui vous permettra de structurer vos bilans et d’observer les progrès à travers les rencontres.

Autres trucs pour bien préparer votre rencontre:

Préparez une liste de questions ou de sujets avant chaque rencontre.
Après chaque rencontre, identifiez les choses que vous avez apprises et imaginez comment vous mettrez ces notions en pratique;

Pistes pour susciter la discussion :

A quel défi fais-tu face en ce moment dont tu aimerais que nous discutions?
Qu’est-ce que tu attends de moi aujourd’hui?
Raconte-moi une réussite de la dernière semaine / un défi de la dernière semaine
Qu’est-ce qui est le plus difficile pour cette tâche, ce mandat ou cet objectif?
Quel effet ton amélioration des performances pourrait-elle avoir sur ton équipe de travail?
Parle-moi d’un moment où tu étais dans une situation similaire.
Quel a été le résultat?
Quelles compétences ou expériences transférables possèdes-tu?
Parle-moi des obstacles que tu rencontres en ce moment
Quelle est la conséquence de ne pas développer cette compétence?
Qui connais-tu qui fait très bien cela? Avec qui pourrais-je te mettre en contact qui pourrait t’aider?

SOURCE | Source: Yvon Chouinard, , CRHA, ACC: ÊTRE MENTOR(E) L’art de la transmission et de l’accompagnement