Comment démarrer un programme de mentorat?

Vous entendez de plus en plus parler de mentorat? Normal, cette pratique connaît un réel essor en milieu organisationnel. Les bénéfices du mentorat sont nombreux et touchent plusieurs aspects clés du bon fonctionnement d’une organisation tels que un taux de roulement réduit, l’augmentation du taux de promotion, l’augmentation de la satisfaction du personnel, un transfert de connaissances, etc. Ce n’est donc pas sans raison que les programmes de mentorat ont la cote auprès des leaders qui désirent investir dans des stratégies qui auront un impact positif sur l’ensemble de leur organisation. Cet article, créé par l’experte en mentorat d’Elo, Catherine Légaré, PhD., vous présente les éléments essentiels au succès de la mise en place de votre programme de mentorat.

Ce que vous apprendrez dans cet article :

→ Qu’est-ce le mentorat?
→ Étapes d’implantation d’un programme de mentorat
→ Conditions de réussite d’un programme de mentorat
→ Questions à se poser avant de choisir une solution numérique de mentorat
→ Démarrer un programme de mentorat avec la plateforme de mentorat Elo

Le mentorat est défini par Mentorat Québec comme étant un moyen de développement et d’apprentissage, basé sur une relation interpersonnelle volontaire, gratuite et confidentielle, dans laquelle une personne d’expérience (le mentor) investit sa sagesse acquise et son expertise pour favoriser le développement des compétences et des habiletés d’une autre personne (le mentoré). Celui-ci développe alors sa confiance, ses aptitudes et ses chances de succès dans la réalisation de ses objectifs personnels et professionnels.

Les avantages du mentorat en milieu de travail :

• Permet à vos employés à s’adapter à leur nouvelles fonctions et responsabilités
• Soutient vos employés dans la transformation numérique de votre organisation
• Soutient l’insertion professionnelle des nouveaux employés qui seront engagés dans un contexte à distance
• Assure un transfert des connaissances au sein de vos employés en présentiel ou à distance
• Soutient l’engagement et la mobilisation de votre personnel

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Lorsque vous démarrez votre programme de mentorat, avoir des objectifs clairs vous aidera à définir vos attentes et à mesurer facilement sa performance. Vous aurez ainsi plus de facilité à recruter vos participants et à gérer leurs attentes.

Exemples d’objectifs d’un programme de mentorat :

• Favoriser la transition des employés qui passent d’un rôle de professionnel à un rôle de gestionnaire
• Encourager un partage de connaissances et d’expertises entre les employés de toutes expériences de la compagnie
• Briser l’isolement et favoriser l’apprentissage collaboratif d’employés en télétravail
• Soutenir l’intégration socioprofessionnelle des personnes issues de l’immigration dans votre entreprise
• Accompagner les femmes dans l’accession et dans leur réussite dans des postes de haute direction

Pour maximiser les bénéfices du mentorat pour votre organisation et pour vos collègues, la volonté d’offrir un programme de mentorat doit s’inscrire dans la culture de votre entreprise. Avec l’implication de la direction, il sera plus facile de déployer et de promouvoir le mentorat au sein de votre organisation. Cette implication va au-delà de l’allocation de ressources pour opérer un programme. La direction doit promouvoir et valoriser le mentorat comme pratique de développement encouragée dans l’entreprise.

Comment impliquer la direction au programme de mentorat :

• Faire partie de l’événement de lancement
• Diffuser un témoignage d’une relation mentorale marquante pour l’un ou l’autre des membres de la haute direction
• Participer comme mentor ou mentoré
• Participer à une activité de recrutement de participants (kiosque, webinaire, etc.)

Pour assurer le succès de votre programme de mentorat, il faut, bien entendu, le promouvoir auprès des futurs participants à l’aide d’outils variés et adaptés à votre cible. En ce qui concerne le recrutement des mentors, n’hésitez pas à solliciter individuellement des personnes qui deviendront des ambassadeurs du programme de mentorat.

Des personnes que vous considérez comme de bons modèles et qui inspirent naturellement les autres à l’action. Ces ambassadeurs, par leur implication, donneraient le ton souhaité à votre programme de mentorat.

Moyens de promotion :

• Organiser une activité réseautage qui inclut un jeu de « mentorat express » pour briser la glace et susciter des inscriptions et des jumelages
• Créer des courriels, des affiches, des webinaires, des capsules vidéos, etc.
• Organiser un « dîner apprentissage » sur le mentorat, incluant une période de recrutement de mentors et de mentorés
• Partager des histoires de mentorat réussies
• Organiser des activités de « speed mentoring »

La recherche suggère que sans formation, seulement 30% des relations de mentorat réussissent. De ce fait, il est donc recommandé d’offrir aux participants tous les outils qui leur permettront de vivre pleinement et avec aisance cette expérience de mentorat. Avec la formation, ce taux de succès augmenterait à 66%. C’est assez impressionnant, non? Idéalement, la formation se fait avant le jumelage et se poursuit tout au long de l’expérience mentorale.

Thèmes pour la formation des mentors et mentorés :

• Connaître les compétences et attitudes d’un bon mentor
• Comprendre à quoi s’attendre du mentoré
• Apprendre à structurer, mener et maintenir une relation de mentorat profitable
• Comprendre ce qu’est le mentorat et ce que ce n’est pas
• Comprendre les rôles et les fonctions d’un mentor

Une fois que vous détenez une liste de mentors et de mentorés intéressés, une des étapes les plus critiques est le pairage entre mentors et mentorés. Le pairage s’effectue en fonction des besoins de développement des mentorés et des objectifs de votre programme. Par exemple, pour développer l’innovation dans votre organisation, le mentorat inversé (où le mentor est plus jeune que son mentoré) peut être une solution intéressante pour créer des dyades avec des bagages différents.

D’autres situations, quant à elles, pourront demander un jumelage entre des personnes ayant un parcours similaire. Certains programmes et plateformes de mentorat donnent plutôt une liberté aux mentorés en leur permettant de choisir eux-mêmes leur mentor.

Conseils pour réussir vos jumelages :

• Certaines personnes profitent mieux du mentorat s’il y a concordance de genre, d’origine culturelle, d’identité sexuelle ou d’autres caractéristiques entre le mentor et le mentoré.
• Éviter les pairages où il y a un lien hiérarchique ou autre risque de conflit d’intérêts.
• Les pairages ont plus de chances de succès lorsque les mentors et, surtout les mentorés, prennent part au choix.

Le mentorat se fait sur une base volontaire, autant pour le mentor que le mentoré. Souligner leur participation à l’interne des participants de votre programme permet de mettre en lumière leur implication dans ce projet rassembleur. En plus d’être appréciée pour les participants, cette valorisation pourrait même inciter d’autres employés à s’inscrire au programme de mentorat.

Comment souligner la participation de vos mentors et mentorés :

• Soirée de reconnaissance
• Diffusion de témoignages
• Reconnaissance du temps de mentorat comme des heures de formation pour le mentor et pour le mentoré
• Mention d’implication au programme de mentorat dans l’infolettre de votre organisation

L’évaluation de votre programme vous assure d’offrir un programme de mentorat qui correspond aux besoins de vos employés et de votre organisation. Pour mesurer efficacement la performance d’un programme de mentorat, il est recommandé d’établir les indicateurs de performance (IPs) qui serviront à mesurer le succès de votre initiative. 

La plupart des programmes procèdent à cette évaluation avec un sondage pour mesurer les apprentissages réalisés, la satisfaction des participants ou les retombées sur la carrière, selon l’objectif visé du programme. Si votre programme de mentorat est virtuel, vous pouvez suivre les données en temps réel et vous ajuster plus rapidement.

Indicateurs de performance d’un programme de mentorat :

• Acquisition de mentors et mentorés
• Nombre de jumelages 
• Nombre de rencontres entre les mentors et mentorés
• Nombre de messages échangés entre les mentors et mentorés
• Satisfaction générale des mentors et mentorés

L’experte en mentorat, Catherine Légaré, vous partage les conditions de réussite d’un programme de mentorat à succès. 

En période de pandémie, la technologie vous permet de maintenir vos activités mentorales dans un contexte à distance tout en allégeant le travail associé à la gestion d’un programme de mentorat. En effet, l’utilisation de la technologie vous permet d’automatiser certaines tâches de suivi. Que ce soit pour faire des jumelages intelligents grâce à des algorithmes ou pour travailler facilement avec les données de participation de votre programme, il existe des plateformes et logiciels de mentorat destinés à simplifier le déploiement et la gestion de votre programme de mentorat.

De plus, la technologie facilite également la mise en réseau des mentors et mentorés (pensons à LinkedIn!), les rapports plus égalitaires, l’autonomie, la réponse aux besoins personnalisée et immédiate (ou presque). De plus, la technologie élargit les possibilités de jumelage mentor et mentoré en permettant aux participants d’échanger avec des individus qui ne se trouvent pas à proximité. Simplifiez-vous la vie en disant bonjour au mentorat moderne!

Le coordonnateur est le responsable du programme de mentorat dans une organisation. Cette personne peut avoir plusieurs responsabilités.

Les responsabilités fréquentes du coordonnateur du programme de mentorat :

• Le recrutement des participants
• Le jumelages des mentors et mentorés
• L’accompagnement et la formation des participants
• L’évaluation du programme de mentorat

Le rôle de cette personne et l’intensité de son implication dépendent grandement de la structure du programme de mentorat. Un programme informel nécessitera moins de gestion alors qu’un programme structuré et formel demandera une implication plus grande.

Pour vous donner une idée, selon un sondage réalisé auprès des coordonnateurs de programme de la plateforme de mentorat Elo, il y a une forte corrélation entre le temps de gestion du programme et le nombre de participants inscrits. Cela varie de moins d’une heure par semaine pour un programme de mentorat à 25 participants et peut aller jusqu’à 2 jours par semaine pour un programme à 500 participants. Encore une fois, la technologie permet grandement de simplifier la gestion du programme de mentorat et, par le fait même, sauver un temps précieux.

Avant de mettre en valeur le mentorat au sein de votre organisation, faire un projet pilote de votre programme de mentorat vous donne l’occasion de mesurer sa performance. D’une durée de 6 mois à 1 an, le pilote doit rejoindre un nombre suffisant de personnes afin d’avoir des points de vue diversifiés sur les bénéfices vécus, le déroulement des relations, les bénéfices vécus, les écueils rencontrés, etc.

Il existe maintenant plusieurs types de solutions numériques destinées au mentorat. Le défi premier réside alors dans l’identification des plateformes de mentorat sur le marché. Il importe alors de se poser les bonnes questions sur les nouvelles technologies de mentorat afin de faire un choix judicieux.

Questions à se poser avant de choisir un logiciel de mentorat :

• La plateforme de mentorat vous permettra-t-elle de faire évoluer votre programme sans avoir à changer de plateforme?
• Est-ce que de la formation est offerte aux nouveaux coordonnateurs de programme ?
• Quelles ressources sont intégrées à l’application?
• Comment la plateforme est-elle sécurisée?
• Qui a participé à la conception du logiciel?

Les solutions d’Elo permettent aux organisations de lancer et de gérer facilement un programme de mentorat, grâce à des services de consultation, de formations et même une plateforme de mentorat. Nos experts sont là pour vous accompagner à chaque étape de la conception, de la mise en œuvre ou de l’évaluation de votre programme. Les responsables de programme, les mentors et les mentorés bénéficient d’un coaching personnalisé.