Gestion d’équipe en télétravail – Engager à distance | Elo Mentorat

Déjà un mois que les travailleurs en Amérique du Nord sont en télétravail forcé. Ce n’est pas rien d’avoir à se réapproprier complètement son mode de vie, autant professionnel que personnel. Pour certains, la conciliation travail-famille n’aura jamais été un si gros défi (et avec raison!). Pour d’autres, c’est une première d’avoir à travailler de la maison. On pense également aux gestionnaires et entrepreneurs qui, en plus de jongler avec tout ça, doivent s’adapter à une nouvelle réalité : la gestion d’équipe à distance.

Chez Elo, bien que nous soyons habitués à un télétravail sporadique, nous avons aussi dû revoir nos façons de faire afin d’assurer une bonne cohésion d’équipe à distance et d’offrir aux employés les ressources dont ils ont besoin pour se sentir soutenus pendant cette période difficile. 

En temps de distanciation sociale, garder ses équipes motivées et engagées est tout un défi. On souhaite donc vous partager les actions que nous avons mis en place au cours des dernières semaines afin de rendre cette période de confinement plus facile à vivre pour tous nos collègues.

En tant que gestionnaire, vous jouez un rôle clé dans le partage d’informations essentielles en lien avec la pandémie. En effet, vos employés vivent une situation qui sort de l’ordinaire. Il est donc primordial de les tenir informer des développements de la COVID-19 et des mesures mises en place par votre organisation pour (ré)agir face à cette crise. 

Tous les lundis, l’équipe d’Elo se rassemblent virtuellement sur la plateforme de réunion Zoom pour faire un bilan de la situation actuelle et pour présenter les priorités communes des équipes. C’est notre directrice générale et cofondatrice, Lyne Maurier, qui anime cette rencontre hebdomadaire de 30 minutes. Quels sont les sujets abordés?

• Les bonnes pratiques de télétravail;
• Un check-in pour savoir si toute l’équipe a ce qu’il faut pour travailler à distance;
• Les mises à jour en lien avec la COVID-19 et comment elles affectent notre travail;
• Quelques recommandations pour nous aider à mieux vivre cette période de confinement (ex. : prendre des marches à chaque jour, éviter les déplacements, etc.);
• Un partage de vécu et de stratégies qui permettent à chaque collègue de partager ce qu’il ressent en ce moment, ses défis et ses bons coups. En retour on reçoit tous du soutien et de nouvelles idées à mettre en pratique.

Depuis le début du confinement, ce point hebdomadaire est très apprécié des employés. Pourquoi? Parce que la direction fait preuve de transparence et transmet les messages clairement. Ainsi, les différentes équipes commencent leur semaine sur une note positive tout en ayant connaissance des objectifs communs de la semaine.

C’est bien connu, la crise de la COVID-19 affecte les entreprises de partout dans le monde. Mais comment affecte-elle précisément votre équipe? Si vous ne vous êtes pas posé la question, vos employés se le demandent probablement! Assurez-vous de communiquer à vos employés vos attentes face à cette situation et la manière dont vous souhaitez que la collaboration virtuelle se déroule. Pour aider les employeurs à prendre des décisions éclairées en lien avec la pandémie, l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés (CRHA) a mis sur pied un guide exhaustif qui recense des recommandations et de l’information à jour sur la situation actuelle. Depuis le début de la crise, ce guide nous a été très utile. 

Chez Elo, nous nous sommes entendus sur certaines règles pour favoriser une collaboration saine et efficace entre collègues. Lorsqu’on travaille de la maison, l’horaire régulier du 9 à 5 n’est pas nécessairement adopté par tous les employés. Certains vont en profiter pour commencer leur journée plus tôt afin de la terminer plus tôt. D’autres vont prendre des marches à certains moments de la journée. D’où l’importance de communiquer à ses collègues les horaires atypiques de travail.

C’est important d’entretenir (ou de créer) une cohésion d’équipe pendant cette période de distanciation. Dans un contexte où nous sommes habitués de voir nos collègues 5 jours sur 7, ce télétravail forcé peut être un choc pour plusieurs. Sans oublier que certaines personnes vivent seules, ce qui rend la situation encore plus délicate. 

Afin d’humaniser ce contexte de distanciation et de briser l’isolement de nos employés, nous avons mis en place différentes activités :

• Envoi d’un autoportrait (selfie) par jour : nous avons ouvert une chaîne sur la plateforme de communication Slack pour que les employés puissent y publier des photos de leur quotidien. Le contenu de cette chaîne est très diversifié et divertissant. En plus des autoportraits, on a la chance de découvrir les talents cachés de nos collègues et de partager nos petites victoires de confinement (un casse-tête complété, une course matinale effectuée, etc.). Il s’agit d’une autre manière de se (re)découvrir entre collègues et humains.

• 5 à 7 virtuel : Chez Elo, on avait l’habitude de faire des 5 à 7 en personne. Pourquoi devrions-nous modifier nos habitudes? Bien heureusement, la technologie proposée par les plateformes de réunion en ligne peuvent être aussi utilisées pour réaliser des 5 à 7 virtuels. Selon la psychologue Rose-Marie Charest, « c’est important de garder tout ce qu’on peut garder qui se rapproche de la normalité et qui est source de plaisir ». Que se soit des 5 à 7 avec l’ensemble de votre entreprise, ou par petits groupes, ça fait franchement plaisir de prendre des nouvelles de ses collègues et de normaliser du mieux qu’on peut cette situation anormale.

Les solutions d’Elo permettent aux organisations de lancer et de gérer facilement un programme de mentorat, grâce à des services de consultation, de formations et même une plateforme de mentorat. Nos experts sont là pour vous accompagner à chaque étape de la conception, de la mise en œuvre ou de l’évaluation de votre programme. Les responsables de programme, les mentors et les mentorés bénéficient d’un coaching personnalisé.