6 actions à prendre pour accueillir un nouvel employé afin qu’il reste en entreprise pendant de nombreuses années.

Bienvenue dans l’équipe ! Lorsque vous accueillez un nouvel employé, il peut être difficile de s’assurer qu’il est à l’aise dès le premier jour. C’est pourquoi nous avons établi cette liste de choses à faire pour accueillir votre nouvelle recrue et lui donner le sentiment d’avoir sa place dans votre entreprise afin qu’il s’intègre bien à court terme et qu’il reste pour longtemps!

1. la “Pré-introduction”

Tout commence avant-même que votre employé se présente au travail. Nous vous suggérons d’envoyer un message avant que la personne ne débute ses fonctions. Ce message pourrait le préparer à ce qui s’en vient lors de as première journée, et même possiblement vous faire sauver du temps. Dans ce message on suggère:

• Une copie du guide de l’employé (s’il y a lieu);
• Les documents qu’il devra remplir (par exemple les documents d’assurances);
• Le lieu de travail et l’heure à laquelle la personne est attendue et les directions pour s’y rendre (si à distance, un lien vers la vidéoconférence d’accueil);
• Les accès nécessaires en amont (par exemple un portail informatif interne);
• Un agenda de la première journée et les intervenants associés;
• Une liste des documents nécessaires pour la première journée;

Commencer le “Onboarding” de vos employés avant même la première journée de travail fera bonne impression sur vos candidats. Ils se sentirons probablement excités de commencer cette nouvelle aventure avec vous.

2. l’aider à se sentir à l’aise.

C’est une nouvelle aventure pour la personne visée, il faut donc l’aider à naviguer les incertitudes et être proactifs afin de répondre aux questions qu’ils se demandent:

• Qui seront mes nouveaux collègues de travail ? Présentez le nouvel employé aux membres de son équipe.
• Qui s’occupera de moi ? Présentez le à son gestionnaire.
• Comment traitent-ils leurs employés et comment est l’ambiance de travail ? Présentez le au département des ressources humaines.
• À quoi ressemble mon espace de travail ? Emmenez la personne à voir son bureau et assurez-vous qu’il est confortable.

Être dans un nouvel environnement, ça peut être déconcertant! Il faut donc prendre le temps de rassurer cette nouvelle personne dans votre groupe. Surtout que c’est votre perle rare tant attendue. Assurez-vous de réfléchir aux besoins en amont. Lors des premières journées nous pouvons être timides et ne pas oser demander certaines questions. C’est donc le temps d’avoir un plan de match qui est rassurant et qui répond autant que possible aux besoins du nouvel employé.

3. l’aider à être productif.

Afin d’éviter les temps morts, préparez-vous d’avance pour l’accueil au niveau technique. Assurez-vous que votre nouvel employé ait accès aux outils nécessaires pour exécuter son travail.

Le poste de travail et l’ordinateur sont deux des outils les plus importants pour un employé. Il est essentiel de les configurer correctement avant leur arrivée afin qu’ils puissent être productifs dès le premier jour.

• Assurez-vous que votre employé dispose du bon matériel.
• Assurez-vous que l’ordinateur est configuré avec les bons logiciels, le système d’exploitation (OS) et les applications (apps). Cela peut inclure la configuration d’imprimantes, de scanners, de projecteurs et de logiciels de partage d’écran si nécessaire.
• Assurez-vous que toutes les autorisations d’accès de votre employé ont été correctement configurées dans son poste de travail afin qu’il n’ait pas besoin de privilèges administratifs pour bien faire son travail. Votre service informatique devrait pouvoir vous aider dans cette démarche, si ce n’est déjà fait !

En tant que gestionnaire, vous devez vous assurer que votre nouvel employé ne se préoccupe pas de choses telles que l’installation de son ordinateur portable ou la recherche de la bonne salle de réunion. Un bon moyen d’y parvenir est de s’occuper vous-même de ces tâches. Si vous pouvez l’aider à s’installer dans son bureau, il se sentira le bienvenu dès le premier jour.

4. le familiariser avec l’espace de travail

La prochaine chose à faire est de lui montrer le bureau. Il s’agit d’une visite rapide, mais elle lui permettra de prendre ses repères et de se sentir plus à l’aise dans un nouvel environnement.

C’est une excellente occasion pour d’autres membres de l’équipe de se présenter. Vous voulez que votre nouveau collègue ait tout de suite l’impression de faire partie de l’équipe ! Pour ce faire, présentez-lui les personnes qui travailleront en étroite collaboration avec lui et toute autre personne qui pourrait lui être utile au cours de ses premiers jours à bord. Veillez également à ce qu’il sache où trouver du café ou des collations pendant les heures de travail s’il a faim ou soif ; la plupart des bureaux ont au moins une cuisine commune où ces choses sont conservées pour être utilisées par tous les employés.

5. l’aider à être aiguiller sur son succès

Il y a toujours une courbe d’apprentissage reliée au fait qu’on début dans une nouvelle entreprise. On doit apprendre les rouages. Comme par exemple, découvrir à qui parler lors de problématiques spécifiques. Afin d’aider le nouvel employé, nous vous suggérons de l’encadrez adéquatement afin de bien gérer ses attentes:

• Présenter ses objectifs. Possiblement pas la première journée, mais c’est important que nos employés sachent exactement ce qu’on attend d’eux.
• Présenter les valeurs et la culture d’entreprise. Il faut s’assurer que l’employé puisse se sentir à l’aise et adhère à votre culture afin de s’y intégrer adéquatement.
• Prenez du feedback. Demandez son opinion de l’intégration dans l’entreprise. Il y a toujours place à l’amélioration
• Offrez du support en continu. Envoyez des ressources à lire, prévoyez les formations nécessaires d’avance, créer leur profile sur le site de l’entreprise.
• Faites un suivi rapidement sur leur progrès et intégration, n’attendez pas 3 mois. Les chances sont que votre employé sente ou non le “match” avec votre organisation rapidement. Soyez proactifs!

6. mettre en place le mentorat !

Nous avons déjà un article spécifique sur le sujet nommé “Comment inclure le mentorat dans son plan d’intégration des employés” . Il n’y a pas meilleur moyen que d’être accompagnés et d’avoir quelqu’un sur qui s’appuyer en cas de doute qui est neutre à la situation.

Conclusion

Un employé heureux et productif est l’objectif de tout ce que nous venons de voir. La meilleure façon de garder votre nouvelle recrue heureuse et engagée est de vous assurer qu’elle se sente la bienvenue dès le premier jour. Cela peut sembler être beaucoup de travail, mais ce n’est pas nécessairement le cas. Le fait est que si vous voulez que votre nouvelle recrue reste dans votre entreprise à long terme, elle a besoin d’une certaine attention pendant ses premières semaines de travail. Après tout, c’est à ce moment-là qu’il est le plus susceptible de subir un choc culturel et de s’adapter à son nouvel environnement !

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